Een groep begeleiden zonder dat het een tweede praktijk wordt

Het patroon is voorspelbaar. Je start een groep, je wilt het goed doen en dus beantwoord je elke vraag zorgvuldig. Na zes weken zit je 's avonds berichten te typen en heb je bedacht dat online begeleiden toch niet schaalt.

Het schaalt wel. Alleen niet als je het inricht als een praktijk met acht cliënten tegelijk.

Het probleem is niet het aantal vragen

Het is de vorm. Individuele vragen die je individueel beantwoordt, op het moment dat ze binnenkomen, zonder dat iemand anders er iets aan heeft. Dat is acht keer hetzelfde werk zonder dat er iets terugkomt.

Alles wat volgt gaat over één ding: elke vraag maximaal één keer beantwoorden en het antwoord voor iedereen zichtbaar maken.

Een vast moment in plaats van doorlopend

Spreek af dat vragen op één plek komen en dat jij daar op een vast moment op reageert. Bijvoorbeeld: je verzamelt de week door. Op donderdag zit je een uur en beantwoord je alles.

Dat lijkt minder service. In de praktijk vinden deelnemers het prettiger, want ze weten wanneer ze antwoord krijgen in plaats van dat ze zitten te wachten. En jij bent er een uur per week aan kwijt in plaats van de hele week een beetje.

Zeg het er wel bij, vooraf en duidelijk. "Ik antwoord op donderdag" is een goede afspraak. Stilte zonder afspraak is dat niet.

Antwoord in de groep, niet in een privébericht

Vrijwel elke vraag is voor meer mensen relevant, ook voor de mensen die hem niet durfden te stellen. Beantwoord je in de groep, dan help je vijf mensen tegelijk en bouw je gaandeweg een archief op waar volgende groepen ook iets aan hebben.

De uitzondering is duidelijk: gaat het over iemands persoonlijke situatie op een manier die niet in een groep hoort, dan doe je dat apart. Dat komt minder vaak voor dan je denkt. Het is vaak een signaal dat iemand eigenlijk een individueel traject nodig heeft.

Één live sessie per twee weken doet meer dan dagelijkse bereikbaarheid

Een uur, camera aan, geen voorbereiding, vragen komen ter plekke. Dat is voor deelnemers waardevoller dan een coach die de hele week reageert, want ze zien je, ze horen anderen en ze merken dat ze niet de enige zijn die vastloopt.

Twee uur per maand voor een hele groep. Vergelijk dat met acht individuele gesprekken.

Neem de sessies op en zet ze erbij. Wie er niet was, kijkt terug. Dat verlaagt ook de druk om er per se bij te zijn, wat weer scheelt in geannuleerde afspraken.

Zet de grens in je aanbod, niet in het gesprek

De lastigste situatie is de deelnemer die meer wil dan hij kocht. Die elke week een lange persoonlijke vraag stelt en eigenlijk een traject verwacht voor de prijs van een programma.

Dat los je niet op in het moment. Dat los je op door vooraf op te schrijven wat erbij zit: hoeveel sessies, waar je vragen beantwoordt en wat er niet bij zit. Staat dat er, dan kun je vriendelijk verwijzen naar wat je hebt afgesproken. Dan is het geen afwijzing maar een verduidelijking.

Erbij zetten wat de vervolgstap is helpt ook: wil je dit echt uitdiepen, dan kan dat in een individueel traject en dat kost dit. Vaak is dat precies wat zo iemand nodig heeft.

Wat je uitbesteedt aan het materiaal

Elke vraag die je twee keer krijgt, hoort in het programma. Niet als antwoord in de groep maar als extra onderdeel, een korte opname of een stuk tekst. Na twee groepen zijn de meeste terugkerende vragen weg, want ze staan er al in.

Zo wordt je programma met elke groep beter en je werk minder. Dat is het tegenovergestelde van een praktijk, waar elke nieuwe cliënt weer even veel tijd kost.

De rekensom

Een groep van acht, met een programma dat het uitlegwerk doet, twee live sessies per maand en één uur per week voor vragen. Dat is ongeveer zes uur per maand voor acht mensen.

Acht individuele trajecten van zes gesprekken zijn achtenveertig uur.

Wat je voor die twee vormen kunt vragen, staat in prijs bepalen voor een online programma. En hoe je zorgt dat mensen het programma ook echt doorlopen, staat in een programma opbouwen dat mensen afmaken.