Btw op een online programma: waar je als coach op moet letten

Dit is het onderwerp waar de meeste coaches pas over nadenken als het geld al binnen is. Dat is een dure volgorde, want de btw komt uit jouw marge als je hem niet hebt doorberekend.

Vooraf: dit artikel legt uit waar het om draait en welke vragen je moet stellen. Het is geen fiscaal advies. Jouw situatie hangt af van je inschrijving, je vrijstellingen en de precieze vorm van je aanbod. Dat overleg je met je boekhouder. Wat dit artikel je oplevert, is dat je dat gesprek gericht kunt voeren in plaats van te vragen "hoe zit het eigenlijk met btw".

Waarom je bestaande vrijstelling niet automatisch meeverhuist

Veel coaches en therapeuten werken onder een vrijstelling. Die kan verschillende grondslagen hebben, bijvoorbeeld onderwijs of gezondheidszorg. Er zitten voorwaarden aan over wie de dienst verleent en hoe.

De valkuil: die voorwaarden zijn geschreven voor een dienst die jij persoonlijk levert. De Belastingdienst schrijft over de onderwijsvrijstelling dat onderwijs dat elektronisch, op afstand of online wordt gegeven daar alleen onder valt als er interactie mogelijk is tussen leerkracht en leerling. Die interactie mag voorafgaand aan, tijdens of na afloop van de cursus plaatsvinden, dus dat je op afstand lesgeeft is op zichzelf geen probleem. Zodra je een programma verkoopt dat iemand helemaal zelfstandig doorloopt zonder dat jij ergens bereikbaar bent, verandert de aard van wat je verkoopt. Het is dan eerder een digitaal product dan een persoonlijke dienst. Daar geldt in de regel gewoon het normale tarief voor.

Dat is geen detail. Bij een programma van 600 euro dat de klant betaalt, dus inclusief btw, gaat er bij het algemene tarief van 21 procent ruim honderd euro af die je anders had gehouden.

De drie vormen en waarom de vorm uitmaakt

Alleen zelfstudie. Video's en opdrachten, geen contact met jou. Dit lijkt het meest op een product. Reken erop dat hier het normale tarief geldt.

Zelfstudie met begeleiding erbij. Je doet groepssessies of individuele gesprekken. Nu zit er een persoonlijke dienst in. De vraag wordt hoe die twee zich verhouden. Soms is het één geheel, soms zijn het twee losse prestaties met een eigen behandeling. Hier heb je je boekhouder echt bij nodig. Het helpt enorm als je vóór de verkoop hebt vastgelegd wat je precies levert.

Begeleiding met materiaal als ondersteuning. Je traject blijft je traject, het online materiaal is huiswerk. Hier verandert er waarschijnlijk het minst, want je verkoopt nog steeds je begeleiding.

Die derde vorm is voor veel coaches ook fiscaal de rustigste manier om te beginnen. Welke vorm bij jouw aanbod past, staat in prijs bepalen voor een online programma.

Verkoop je aan particulieren in het buitenland, let dan op

Verkoop je een digitaal product aan een particulier in een ander EU-land, dan geldt in beginsel het btw-tarief van het land van de koper. Er bestaat een drempel van 10.000 euro exclusief btw per kalenderjaar, voor al je verkopen aan particulieren in alle andere EU-landen samen, waaronder je gewoon Nederlandse btw mag blijven rekenen. Boven die drempel meld je je aan voor de eenloketregeling, waarmee je alles via één aangifte afhandelt in plaats van je in elk land apart te registreren.

Voor de meeste Nederlandse coaches speelt dit niet, want hun deelnemers zijn Nederlands of Belgisch en Belgische verkopen blijven meestal ruim onder de drempel. Maar verkoop je open aan iedereen die op je pagina komt, houd dan bij waar je kopers vandaan komen. Deze drempel bereik je zonder het te merken.

Wat je nu al goed kunt doen

Zet het bedrag inclusief neer, met de btw erbij vermeld. Verkoop je aan particulieren, dan is dat verplicht en het voorkomt bovendien discussie achteraf.

Reken vanaf het begin met het normale tarief. Blijkt achteraf dat een vrijstelling geldt, dan heb je een meevaller. Andersom heb je een strop, want je kunt niet met terugwerkende kracht meer vragen aan mensen die al betaald hebben.

Beschrijf op je verkooppagina exact wat iemand krijgt. Hoeveel gesprekken, hoeveel sessies, welk materiaal. Dat is niet alleen goed voor de koper, het is ook precies wat de Belastingdienst wil zien als er ooit een vraag komt over hoe je aanbod is opgebouwd.

Houd de twee vormen gescheiden in je administratie. Verkoop je zowel trajecten als programma's, zorg dan dat je aan je facturen kunt zien wat wat is.

De ene vraag die je aan je boekhouder stelt

Niet: hoe zit het met btw op online cursussen. Wel: ik ga X verkopen, dat bestaat uit deze onderdelen, dit is wat ik zelf doe en dit doet de deelnemer zelfstandig, valt dit onder mijn huidige vrijstelling of niet.

Op die vraag krijg je binnen tien minuten een bruikbaar antwoord.